Protection des données
Votre appel téléphonique
Information au sens de l'art. 19 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1).
1. Qui est responsable de vos données
L'entreprise que vous venez d'appeler est responsable des données recueillies pendant votre appel. C'est elle qui décide pourquoi elles sont collectées et ce qu'elle en fait.
Nous, Le Répondeur Romand, Adam Gruber et Esteban Giorgis, Avenue Haldimand 101, 1400 Yverdon-les-Bains, sommes son sous-traitant : nous exploitons l'assistant téléphonique pour son compte et sur ses instructions.
Pour toute question relative à vos données, vous pouvez vous adresser directement à l'entreprise que vous avez appelée, ou nous écrire à donnees@gruber-giorgis.ch. Nous transmettons alors votre demande sous cinq jours ouvrables.
2. Ce qui se passe quand vous appelez
Lorsque personne ne peut décrocher, votre appel est pris en charge par un assistant téléphonique automatique. Le délai au terme duquel il intervient dépend de l'installation téléphonique de l'entreprise que vous appelez.
Il s'agit d'une machine, et non d'une personne. Elle vous l'annonce dès sa première phrase : « Assistant automatique, appel enregistré. »
L'assistant vous écoute, note votre demande et la transmet à l'entreprise. Il ne décide de rien : c'est elle qui vous rappelle ou vous confirme la suite.
3. Votre appel est enregistré
La conversation est enregistrée et transcrite en texte, dans son intégralité.
L'enregistrement sert à traiter correctement votre demande, à vérifier ce qui a été convenu, et à améliorer la qualité de l'accueil téléphonique. Il n'est utilisé à aucune autre fin.
Si vous ne souhaitez pas être enregistré, vous pouvez raccrocher et joindre l'entreprise par courriel, ou la rappeler pendant ses heures d'ouverture.
4. Ce qui est recueilli
Selon ce que vous dites :
- votre nom et votre numéro de téléphone ;
- la langue dans laquelle vous vous exprimez ;
- l'objet de votre demande et les précisions que vous donnez, qui varient selon l'activité de l'entreprise appelée ;
- la date, l'heure et la durée de votre appel ;
- l'enregistrement audio et la transcription de la conversation.
L'enregistrement et la transcription contiennent tout ce qui a été dit pendant l'appel, y compris les informations que vous mentionnez spontanément et qui ne vous ont pas été demandées.
Si vous communiquez de vous-même une information sensible au sens de l'art. 5 let. c LPD, par exemple une allergie, une contrainte liée à votre santé ou une conviction religieuse, elle est enregistrée comme le reste de la conversation. Elle est traitée avec le même soin, sans être exploitée séparément.
5. Pourquoi ces données sont traitées
Pour prendre votre demande, y répondre, et assurer le suivi de la relation qui en découle.
Elles ne sont utilisées à aucune fin publicitaire. Elles ne sont ni vendues ni cédées à personne. Aucun modèle d'intelligence artificielle n'est entraîné sur le contenu de votre appel.
6. Qui y a accès
L'entreprise que vous avez appelée, qui reçoit un courriel après chaque appel. Selon son organisation, ce courriel est adressé à une ou plusieurs personnes en son sein, choisies par elle.
Nous, Le Répondeur Romand, qui exploitons l'assistant pour son compte, ainsi que les prestataires techniques auxquels nous recourons :
- Twilio, États-Unis : le numéro de téléphone et l'acheminement de l'appel, ainsi que l'envoi des SMS.
- Vapi, États-Unis : l'assistant vocal et l'enregistrement.
- Soniox, États-Unis : la transcription de la parole en texte.
- OpenAI, États-Unis : le modèle de langage qui comprend et formule les réponses.
- Make, Union européenne : l'automatisation qui produit le récapitulatif.
- Infomaniak, Suisse : l'expédition du courriel de récapitulatif.
- Supabase, Suisse : la base de données des appels.
Aucun autre destinataire.
7. Où vos données sont traitées
En Suisse, dans l'Union européenne et aux États-Unis, selon le prestataire indiqué ci-dessus.
Les transferts vers les États-Unis sont couverts par le Swiss-U.S. Data Privacy Framework, que le Conseil fédéral reconnaît comme offrant un niveau de protection adéquat depuis le 15 septembre 2024, ou par des clauses contractuelles types complétées pour la Suisse, conformément aux art. 16 et 17 LPD.
L'Union européenne figure sur la liste des États à protection adéquate établie par le Conseil fédéral.
8. Combien de temps elles sont conservées
Chez nous, l'accès à l'enregistrement audio est supprimé après 30 jours. La transcription et les données de votre appel sont supprimées après 12 mois. L'effacement est automatique et quotidien.
L'entreprise que vous avez appelée conserve de son côté le courriel récapitulatif de votre appel selon sa propre politique de conservation.
Rien n'est conservé plus longtemps que nécessaire, conformément à l'art. 6 al. 4 LPD.
9. Vos droits
Vous pouvez à tout moment demander :
- l'accès aux données détenues sur vous (art. 25 LPD) ;
- leur rectification si elles sont inexactes ;
- leur effacement ;
- de vous opposer à leur traitement.
Ces droits s'exercent auprès de l'entreprise que vous avez appelée, qui est responsable du traitement. Vous pouvez aussi nous écrire à donnees@gruber-giorgis.ch : nous retrouvons votre appel et transmettons votre demande sous cinq jours ouvrables.
Pour retrouver votre appel, indiquez le numéro depuis lequel vous avez téléphoné, l'entreprise que vous avez appelée et, si possible, la date approximative.
La réponse vous est donnée gratuitement dans les 30 jours.
Si cette réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, Feldeggweg 1, 3003 Berne.
10. Modifications
Cette information peut être adaptée si notre organisation ou nos prestataires changent. La version en vigueur est celle publiée sur cette page.